Canal de Denuncias – Grupo I2M

Grupo I2M dispone de un canal específico para comunicar de manera segura cualquier conducta impropia, así como para realizar consultas relacionadas con posibles incumplimientos recogidos en la Política del Sistema Interno de Información y Gestión (PSIIG).

Todas las comunicaciones se gestionarán de forma confidencial y podrán presentarse de manera anónima, si así lo desea la persona informante. Se examinarán con rigor y se garantizará que nadie sufra represalias por haber actuado de buena fe, protegiendo siempre los derechos de todas las personas implicadas.

La tramitación de las comunicaciones se ajustará a la normativa vigente y a lo establecido en la política interna del sistema de información.

Asimismo, esta política cumple en todo momento con la legislación aplicable en materia de protección de datos, especialmente con lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley Orgánica 3/2018 y en el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD).

Política del Sistema Interno de Información y Gestión del Canal de Información de Grupo I2M

1. Introducción

Con el fin de cumplir las obligaciones previstas por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, relativa a la protección de las personas que comuniquen infracciones normativas y actos de corrupción, Grupo I2M ha implantado un Sistema Interno de Información que facilite la detección y prevención de conductas irregulares, ilícitas o corruptas en el entorno laboral.

Para ello, se pone a disposición de todas las personas vinculadas con la organización un canal interno donde informar confidencialmente sobre hechos presuntamente irregulares que hayan sucedido o estén ocurriendo dentro de la entidad.

Las comunicaciones constituyen una herramienta clave para identificar riesgos y evitar que determinadas prácticas se repitan. Sin embargo, es habitual que quienes conocen una irregularidad teman sufrir posibles represalias. Uno de los objetivos principales de esta Política es ofrecer garantías suficientes para que las personas informantes se sientan protegidas, asegurando su confidencialidad, la ausencia de represalias y el respeto a la presunción de inocencia de las personas afectadas.

En consecuencia, todas las personas que forman parte de la organización deberán cumplir estrictamente esta Política, la normativa vigente y las restantes políticas internas, colaborando activamente en la prevención y detección de posibles incumplimientos.

2. ¿Qué es un canal de información?

El canal de información es un medio habilitado por la organización que permite que cualquier persona vinculada laboral o profesionalmente comunique hechos que puedan constituir una infracción o delito, con el objetivo de iniciar las investigaciones necesarias y adoptar las medidas oportunas.

La ley garantiza que el informante también pueda optar libremente por utilizar canales externos, siendo la Autoridad Independiente de Protección del Informante la encargada de su gestión. No obstante, la normativa establece como vía preferente el canal interno, ya que la entidad dispone de mayor capacidad para valorar y corregir los hechos denunciados.

Este canal no sustituye otros mecanismos existentes. Por ejemplo, si la entidad cuenta con protocolos específicos —como los relativos al acoso sexual o al acoso por razón de sexo—, estos seguirán siendo los cauces adecuados para tales situaciones, salvo que estén contempladas en el ámbito de aplicación de esta Política.

En caso de que la comunicación no se ajuste a los supuestos recogidos en la Ley 2/2023, será derivada al órgano interno competente, notificándose al informante esta decisión de manera motivada.

3. ¿Qué tipo de hechos pueden comunicarse?

El canal puede utilizarse para informar sobre:

1. Infracciones del Derecho de la Unión Europea, en los ámbitos incluidos en la Directiva (UE) 2019/1937, como:
   contratación pública, protección del medio ambiente, seguridad alimentaria, protección de datos, seguridad de productos, mercados financieros, entre otros.
2. Hechos que puedan constituir delito.
3. Infracciones administrativas graves o muy graves.

También podrán comunicarse otras conductas ilícitas conocidas por el informante. Si estas no encajan en los tres supuestos anteriores, la comunicación se trasladará al órgano correspondiente, no siendo aplicable la protección reconocida por la Ley 2/2023.

Quedan excluidas las situaciones reguladas por normas sectoriales con sistemas propios de denuncia y protección.

4. Principios rectores del sistema interno

El Sistema Interno de Información de Grupo I2M se basa en los siguientes principios:

• Accesibilidad: se facilitará la presentación de comunicaciones por escrito u oralmente.
• Anonimato: el informante podrá mantener su identidad en reserva.
• Confidencialidad: se protegerá la identidad tanto del informante como de las personas afectadas, así como las actuaciones derivadas de la investigación.
• Rapidez: las comunicaciones se gestionarán sin dilaciones indebidas.
• Presunción de inocencia: se garantizará el derecho de defensa de las personas investigadas.
• Autonomía e independencia: el responsable y el gestor del canal actuarán sin interferencias internas o externas.

5. ¿Quién puede comunicar?

Podrán utilizar el canal todas las personas que, en un contexto laboral o profesional relacionado con Grupo I2M, hayan tenido conocimiento de hechos incluidos en el ámbito de esta Política. Entre ellas:

• Trabajadores y trabajadoras.
• Autónomos que presten servicios.
• Miembros del órgano de administración.
• Personas empleadas por contratistas, subcontratistas y proveedores.
• Voluntariado, becarios/as y personal en prácticas.
• Personas que hayan tenido una relación laboral o profesional anterior.
• Candidatos en procesos de selección o negociación precontractual.

6. Responsable del sistema y gestor del canal

El Responsable del Sistema Interno de Información será un directivo con independencia funcional, a quien no se le podrá dar instrucciones en el ejercicio de sus funciones. Su nombramiento y cese se comunicarán a la Autoridad Independiente de Protección del Informante.

El Gestor del Canal será la única persona con acceso a las comunicaciones y actuará como encargado del tratamiento de datos. Garantizará la imparcialidad, confidencialidad y ausencia de conflictos de interés.

La organización difundirá la identidad y funciones de estas figuras a través de sus canales habituales.

7. Procedimiento de gestión de las comunicaciones

a) Presentación de la comunicación

La comunicación podrá realizarse por escrito, completando el formulario disponible en la web. El sistema no permite rastreo y garantiza la seguridad y el anonimato.

El informante recibirá un número de referencia y creará una contraseña para consultar el estado de su trámite.

b) Acuse de recibo

El gestor enviará un justificante en un máximo de 7 días naturales, salvo que hacerlo comprometa la confidencialidad.

Podrá rechazarse una comunicación si:

1. Los hechos son inverosímiles.
2. No encajan en el ámbito legal del sistema.
3. No están fundamentados o existen indicios de que la información se obtuvo mediante un delito (en cuyo caso se remitirá a Fiscalía). De

c) Solicitud de información adicional

El gestor podrá requerir aclaraciones o documentación complementaria.

d) Investigación

Se investigarán los hechos y se informará a las personas afectadas, que podrán ejercer su derecho de audiencia. La investigación no excederá los tres meses, salvo casos complejos.

e) Acceso al expediente

Se elaborará un expediente con toda la información recabada. Las personas afectadas podrán consultarlo sin que se revele la identidad del informante.

f) Resolución

El gestor podrá decidir:

1. Archivar la comunicación.
2. Imponer medidas disciplinarias.
3. Trasladar el caso a Fiscalía.
4. Elevarlo a la Fiscalía Europea, si afecta a intereses financieros de la UE.
5. Remitirlo al organismo administrativo competente.

La decisión se comunicará al informante y a las personas afectadas en un máximo de 5 días hábiles desde la emisión del informe.

g) Rendición de cuentas

El gestor informará al Responsable del Sistema, garantizando siempre la confidencialidad.

8. Registro de comunicaciones

Grupo I2M contará con un libro-registro, no público, donde se documentarán las comunicaciones recibidas y las investigaciones realizadas. Solo podrá accederse a este registro mediante resolución judicial motivada.

9. Protección de datos

La política se ajusta al RGPD y a la Ley Orgánica 3/2018.
Los datos serán supervisados por el Delegado de Protección de Datos de Grupo i2m, debidamente identificado en la página web de la entidad: https://i2m.net/politica-de-privacidad/ y se conservarán únicamente durante el tiempo necesario, sin exceder los 10 años. Si transcurren tres meses sin iniciar investigación, los datos se eliminarán.

Solo podrán acceder a los datos:

• Gestor del sistema
• Dirección y Recursos Humanos (si proceden medidas disciplinarias)
• Servicios Jurídicos (si procede acción legal)
• Delegado de Protección de Datos

10. Prohibición de represalias

Se prohíbe cualquier represalia directa o indirecta contra personas que comuniquen hechos conforme a esta Política.
La comunicación de la información no se considerará una infracción de deber de confidencialidad, salvo responsabilidades penales.

11. Legislación aplicable

Para lo no previsto en esta Política, se aplicará lo establecido en la Ley 2/2023 y en su normativa complementaria.